こんにちは！いろはこ運営事務局のmakiです。
新型コロナウイルスの流行で、皆さまのお仕事、暮らしにも様々な影響が及んでいるかと思います。
いかがお過ごしでしょうか？
お互い無理せず過ごしながら、一刻も早い収束を願いたいですね。
さて、私makiには小学生の子どもがおりますので、このたびの小中学校一斉休校要請もあり、３月２日（月）以降は完全に在宅リモートワーク（このような状況ですので、外のコワーキングスペースやカフェは使いにくいです）に切り替えさせていただきました。元々オフィスに毎日来るワークスタイルではありませんが、リモートワーク＆リモートでのプロジェクト運営に理解のある＆慣れているメンバーの皆さんに感謝です！
リモートワークの時にはラジオを聴きながら仕事するのが私のスタイル。２日の某番組では「会社がリモートワークに切り替わったので、久し振りに番組を聞けます！」という声に混じって、こんなお悩みが寄せられていました。
「リモートワークになったのですが、会議の進め方が分からなくてみんな戸惑っています」
あらら…それは大変だろうな、と思いました。
と同時に、ふと思いついたのです。
もしかすると今回初めて本格的にリモートワークを体験して、会議の進め方で困っている方々にとって、私たちがメンバー同士や運営するトップリーダー養成塾で塾生やサポーターの皆さんたちとすでに「当たり前」に行ってきたリモートでのワークショップや打ち合わせのやり方が参考になるかもしれない―――。
ということで早速ですが、３日（火）に私たち（一社）いろはこ＆(株)かたちえのチームが行ったオンラインミーティングを例に、
「突然のリモートワークでも仕事がスムーズに進む会議術 ５つのポイント」
としてご紹介してみますね。
１）会議のアジェンダはマインドマップで事前に共有
思考のOSツールであるマインドマップ講座を運営する私たちは、自分たちのミーティングの前にも必ずその回のミーティングアジェンダをマインドマップで事前に共有します。今回は、一緒にトップリーダー養成塾を運営しているさっしーが、ミーティング前日の夕方に「SimpleMind」というPCマインドマップツールを使ったマップをメンバーに共有してくれました。「他にもこんなアジェンダあるんじゃない？」と気づいた人は、チャットツールでつぶやきます。
こちらが今回のアジェンダマップです。
こんな感じでアジェンダマップを共有します。
２）会議スタート！Good & Newをシェアして時空の壁を超える
会議はオンライン会議ツール「ZOOM」を使います。私たちは毎日、仕事始めに「Good & New」という”儀式”をやります。儀式と言うと怪しく聞こえる！？かもしれませんが、何と言うことはありません。24時間以内にあった「良かったこと」「新しい発見」などを、メンバー同士で伝え合うのです。もちろん、オンラインでもやります。それぞれの時間と空間で過ごしているメンバーが仕事モードに切り替わり、オンラインの場にすんなりと入り込めるのにも効果的です。
３）議論は「深すぎず」「浅すぎず」
日本人はとかく会議が長いと不評ですが、オンラインで会議が長いとさらに苦痛ではないでしょうか？ということで、オンライン会議での議論は「深すぎず」かと言って「浅すぎず」を意識するのが大切だと思います。私たちはだいたい、１時間で終えられる４～５つのテーマを設けて、優先順位度を意識しながら進めます。一つのテーマで一定時間をかけても結論が出ない場合は、迷わず次のテーマに移ります。
４）決まったことはマインドマップを画面共有し、書き足せばいい
マインドマップで事前にアジェンダを共有するメリットは、そこに会議で決まったことを加筆すれば議事録にもなる点です。画面共有機能を使用することで、アジェンダマップでの現在位置を確認したり、皆の合意でマップを追記していくとわかりやすいです。
テーマの枝の先に決定事項のキーワードを加筆（必要に応じて締め切り期日なども）すれば、これで会議録＆議事録の完成です。もちろん、別途議事録を書いてもいいですし、議事録だけで別途マインドマップをつくることもあります。会議マップは、議事録作成の手間を軽減できるとともに、会議に参加していない人もマップを見るだけである程度内容を理解できるので、一挙両得です。
５）できるだけリアルな職場環境と同じリズムで
私たちは1~1.5時間オンライン会議を行った後、メンバー各自の作業に戻ったり、ランチなどを済ませて、再び画面越しに集合したりもします（今回は行いませんでしたが）。特に、これまでリモートワークにほとんど親しんでこなかった会社の方々は、物理的にも精神的にも何かと不慣れだと思いますので、最初のうちはできるだけリアルな職場環境と同じリズムでリモートワークを進めると良いと思います。
会議の最初と最後にこんな感じでチェックイン＆チェックアウト。
・・・いかがでしたでしょうか？
毎日このようなサイクルで進めてもいいですし、作業スケジュールを決められたら、締め切り等までの期間はチャットツールのみで進捗を確認し合えれば、毎日集まる必要もありません。
私たちも、もちろんまだまだ百点満点とはいきません。でも、平時からこのように時間と空間を超えて互いをできるだけ思いやりながらリモートワークを時々でも行っておくことで、ただでさえストレスが多くなりがちな非常時でもスムーズにリモートワーク環境に入っていけると思うのです。
平時にできないことは、非常時には絶対にできませんから。
新型コロナウイルス流行の影響がここまでのインパクトを持つようになると予測できた人は少なかったかもしれませんが、変化の時代のさなかに起こったことと考えれば、さもありなんと思います。影響はすぐには収まらないかもしれませんので、この機会にどんどんリモートワーク、リモート会議に慣れていきましょう！
これをお読み下さった皆さまが、できるだけストレス少なくお仕事も暮らしも営まれることに、少しでもお役に立てれば嬉しいです♪
なお、今回のオンラインミーティングで活用したマインドマップ、もっと知りたい、身につけたいという方は、ぜひこちらの記事もご覧になってみて下さい！