mindmap/マインドマップ、ストレングスファインダー、フォトリーディング、速読、トップリーダー養成塾など様々な講座・ワークショップを行っている「まつかつ(matsukatsu)」によるクリエイティブな個人と組織を創出するためのブログです。

MatsuKatsu-PARK

【15分 会議術】の秘密を2つのカードで紹介します

【15分 会議術】の秘密を2つのカードで紹介します

『会議って招集された段階でマインドが下がる!!』

そんな切実な声も耳にします。

会議が嫌われる理由は何でしょうか?
・時間をかけても何も生まれない、非生産的な時間だから
・納得も出来ないのにイヤイヤ決まってしまうことが多いから
・実は参加している意味が分からない

様々理由があると思いますが
長くて非生産的な日常が、15分に短縮されるとしたら・・どうしょうか?

残業が減り、自分の業務にも邁進出来て、良い仕事が出来そうですね!

15分 会議術の秘密

MatsuKatsuメソッドでもある【15分 会議術】の秘密を
カード2つで説明しちゃいます!コレとコレなんです

(図:右上)『情報の入出力』~インプットとアウトプット
(図:左下)『発散と収束』

会議における
・インプットとアウトプット
・発散と収束
それらについて語られている良記事をご紹介しましょう。

会議のインプットとアウトプットについて

生産性の高い会議は、事前のインプットが8割
http://diamond.jp/articles/-/132780

題材、考えるためのネタ、参考情報……優秀なリーダーはアイデア出しや検討会の会議を行う前に、必ず参加者にインプットを提供しています。

・事前に資料を送付しておく
・参考記事を送り、読んでおいてもらう
・会議のフォーマットを送り、当日何が行われるかをイメージさせる
・当日、テーマに精通した専門家を呼んで講話をしてもらう

これだけで、当日の会議の質が変わってきます。より良い意見やアイデア、すなわちアウトプットが出るようになります。会議は設計8割、当日2割。ファシリテーションやプレゼンテーションが生きるのは、残念ながら当日の2割の部分でしかありません。事前の設計、良質なインプットの提供がカギです!

参加が億劫に感じる会議も事前にインプットがあり
・求められている意見や考え
・求められている役割
それらが明確になっていると参加しやすいですよね。

事前情報が明確になっていると、部や課などチームを代表して会議に出席する時には
自分より適任者を選べたり、
事前に関係者にヒアリングすることも出来るので、下調べをしてから会議に挑むことも出来ます。

会議の発散と収束について

議論が弾む・すぐ決まる「会議の進行術」
http://president.jp/articles/-/19888

一つは「ひとりでは考えつかないようないいアイデアを生み出す」。いいアイデアを出し、よりいい結論をつくるためには、人が集まって話し合うことが重要です。メールやSNSでは代替できません。他人のもっている情報と自分の情報による「化学反応」が起きることは、会議の大きな果実の一つです。

もう一つは「複数の人の合意を得て、ひとりではできないことをやる」。当事者に「納得感」がなければ、組織は動きません。また当事者のもつ情報がないと「決められない」という場合もある。その場で決められれば、すぐ行動につながります。

私は前者を「発散」、後者を「収束」と呼んでいます。「会議はムダだ」と忌み嫌う人もいますが、残念ながらグループで仕事をする限り会議はなくせません。

<略>

「○○について話しましょう」という表現だと、会議が「発散」なのか「収束」なのかわからず、向かうべき方向を見失ってしまいます。「発散」であれば「今日は○○の論点を出します」、「収束」であれば「○○を決めます」という表現を使うと、参加者全員でゴールを共有できるため、ムダ話は減ります。

イノベーションを起こせる組織は、発散と収束が上手な組織かもしれません。
人と人が集まって会議をする、そこに時間やコストもかけるのは、その場でしか生まれない知恵の創造に意味があるのでしょう。

会議術に関する秘密を2つの記事を読み解きながら説明してきました。
【15分 会議術】にはもっともっと色々な仕掛けやノウハウが詰まっています。

いよいよ、この秋10月から
トップリーダー養成塾5期が始まります。

会議術を始め、日々の取り組みを「成果」に直結させるノウハウを
習得できる、6ケ月のプログラムです。

その一部を是非、体験会で味わってみませんか?

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